Politique de protection des données à caractère personnel
Dans le cadre de la navigation sur le site du CSE de la RMN-GP, https://www.cermngp.fr (ci-après « Site »), via le logiciel de gestion des œuvres sociales et culturelles, le CSE est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE de la RMN-GP (ci-après « CSE »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), réalisé sur le Site par le CSE, agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, le CSE de la RMN-GP ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le CSE de la RMNGP peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'établissement.
Les données recueillies indirectement par le CSE de la RMNGP via le service des ressources humaines sont : le nom, le prénom, le matricule, la date de début et fin de contrat, avec le motif pour les départs en retraite, ainsi que les coordonnées professionnelles du bénéficiaire.
Les données traitées par le CSE de la RMNGP, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
– nom, prénom, photographie (facultatif), civilité, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif) ;
– situation matrimoniale ;
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;
– matricule interne, date d’embauche, service et site (facultatif), statut (facultatif) ;
– montants de revenus d’activité, nombre de part, personnes à charge (avis d’imposition), fiche de paie, classe (facultatif)
– références du compte bancaire.
Dans le cadre de la mise en place d’un barème basé sur le revenu du bénéficiaire ou d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.
– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin), lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques), références du moyen de paiement.
Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par le CSE de la RMN-GP, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables et analytiques, déclarations sociales et fiscales obligatoire…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales et culturelles : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
Œuvres sociales pouvant être proposées :
o chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, chèques vacances, prêts d’ouvrages et médiathèques, vente de champagnes… ;
o Subvention de crèche, garderie ou nourrice, d’études dirigées ;
o attribution d’aide financière sociale et pour le logement, octroi de prêts ;
o proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des partenariats ;
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site
- Respect de la réglementation en vigueur
Le CSE de la RMNGP ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
Le CSE est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
- Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commande fournisseur sont conservés dix (10) ans ;
- Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, avis d’imposition, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
- Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les destinataires des Données Personnelles traitées par le CSE de la RMN-GP sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution.
- Les partenaires du CSE pour la fourniture de prestations, exemples : voyages, locations…
Le CSE de la RMN-GP s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le CSE de la RMN-GP veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.
Conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès du CSE de la RMN-GP en envoyant votre demande :
- par courriel à l’adresse : cse@rrmngp.fr
- par courrier postal à : CSE RMN-GP 254/256 Rue de Bercy, 75012 Paris
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements par mail à l’adresse suivante : cse@rmngp.fr
Le CSE de la RMN-GP est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser davantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par un message sur le site.
